Organizando a Secretaria

Sou Secretária, e agora?!

Lembro-me de meu primeiro cargo de liderança na igreja, quando assumi como secretária da Diretoria Distrital de Jovens (Distrito Gaúcho Central/RS), na época que participava da Juventude Betel, em Cerro Branco/RS. Senti um desespero inicial, pois nunca havia escrito uma ata na minha vida. Pensamentos como “Por quê eu? Por que não consegui dizer não e aceitei este cargo?” Naquela época inicialmente eu fiquei muito brava comigo mesma pela situação, só fui entender o quanto foi bom para mim esta experiência algum tempo depois. Como tudo sempre tem uma primeira vez, lá fui eu pedir ajuda do pastor conselheiro Claudir Böetcher. Sua esposa Bertha que redigiu a primeira ata do livro para mim, com as informações que lhe repassei. Ufa! A partir daí tinha um bom exemplo para seguir.

Redação de atas, organização de correspondências e registros históricos, um aprendizado muito interessante, desde então não parei mais, tive muitas outras oportunidades de lapidar este talento recebido de Deus, tanto na igreja (em diretorias de servas, distrital de servas, paróquia) bem como em atividades profissionais. No Curso Superior de Tecnologia em Secretariado Executivo estudei Documentação e Arquivística, onde pude conhecer sobre as muitas formas de organizar registros e documentos em geral. Minha intenção com este artigo é abordar algumas questões referentes à atribuição da(o) secretária(o), dentro de uma diretoria. Talvez não seja novidade para alguns, mas pode ser encorajador para outros que acham que é algo tão difícil e complicado, que não tem o dom de escrever e/ou organizar informações e registros.

Como organizar uma secretaria?

É muito comum continuarmos a prática de secretaria que vinha sendo realizada até o momento de assumirmos a função. Só que nem sempre temos uma diretriz clara para seguir, ou seja, um bom exemplo anterior. Podemos ter a melhor das intenções, fazer e dar o nosso melhor, mas a dificuldade é que nem sempre temos muito conhecimento sobre o assunto. Vamos abordar então alguns tópicos principais.

O que é uma Ata?

É o registro em que se relata o que se passou numa reunião, assembleia ou congresso. Recomenda-se utilizar uma linguagem simples, clara e objetiva, e o texto sem parágrafos, para que não sejam incluídas informações após a ata ter sido aprovada. Devem constar na ata os nomes completos dos participantes, também cada vez que relatarmos algo que um participante falou ou propôs, pois é um registro que ficará para a história da comunidade e/ou paróquia, como saberemos quem era o tal presidente Fulano de Tal depois de uns 30 anos? Vale a dica: nomes próprios, ou referências, quanto mais completo, melhor.

Em geral as partes de uma ata são:

1. Título: é a identificação da reunião que está sendo relatada. No caso de atas lavradas em folhas soltas é importante que conste a numeração, para assegurar a ordem dos documentos gerados. Ex: Ata da Reunião Ordinária da Diretoria Paroquial – 01/2011.

2. Abertura: onde deve constar data, horário, local, participantes. Ex: Aos cinco dias do mês de setembro do ano de dois mil e dez, às dezenove horas e trinta minutos, nas dependências do templo da CEL. xxx, na rua xxx, número 105, bairro xxxo, cidade xxx, estado xxx, reuniu-se a Diretoria da Paróquia Evangélica Luterana (PEL.) xxx e o pastor xxx, contando com a presença dos seguintes membros: xxx (presidente), xxx (secretária), xxx (tesoureiro) e xxx (conselheiro fiscal). Após a devoção inicial, baseada na leitura bíblica xxx e uma oração, dirigida pelo pastor xxx, o presidente xxx deu início a reunião saudando a todos os presentes e apresentando os assuntos em pauta, conforme convocação.

3. Detalhamento: nesta parte descrevemos os assuntos discutidos e as decisões tomadas. Depois de avaliar e discutir os assuntos, é recomendável deixar registrado na forma de ações (o que foi planejado), prazos (até quanto a ação será realizada) e responsáveis (quem irá coordenar/executar a ação). Sim, pois decisões tomadas implicam em ações, prazos e pessoas responsáveis, para serem acompanhados e não ficar somente no papel. Decidir e não agir, discutir e não apresentar resultados, implica em reuniões improdutivas e líderes desmotivados. Do contrário, se é feito este acompanhamento e/ou prestação de contas nas reuniões seguintes, se torna uma rotina constante, um ciclo ativo de mudanças e melhorias.

4. Encerramento: onde registramos quem redigiu a ata, e as assinaturas do(a) presidente e do(a) secretário(a). A leitura da ata é importante que seja feita no dia da reunião (principalmente em assembleias), para que os presentes possam fazer as observações necessárias. No caso de reuniões periódicas (mais frequentes), no máximo na reunião seguinte deve ser lida e lavrada pela(o) secretária(o), pois a ata só terá validade se for aprovada pelos participantes. Assim, a aprovação da ata pode ser realizada e registrada no início da próxima reunião da equipe. Ex: A reunião encerrou-se às vinte e uma horas e trinta minutos. Esta ata, elaborada por xxx, foi lavrada, lida e aprovada, e vai anexa a lista de presenças, assinada por todos os presentes. Cidade xxx, 5 de setembro de 2010. Presidente: fulano de tal. Secretária: fulana de tal.

Listas de Presenças

No caso de reuniões de diretorias, como são poucas pessoas, os nomes das pessoas presentes podem constar na redação da própria ata. Para assembleias, que geralmente temos mais presenças, é importante que todos assinem no dia da mesma, para ser coerente com as decisões que foram tomadas e apresentadas, pelos membros presentes e votantes.

Assinar as presenças no livro de atas, depois da ata lida e lavrada não é coerente, pois fica inviável colher assinaturas retroativas, ou assinar quem não esteve presente no dia da reunião, por exemplo.

Convocações para Assembleias

É uma prática importante, pois todos os membros precisam ser comunicados e convocados para as Assembleias, sejam de Comunidade ou Paróquia. Assim os assuntos também são definidos previamente, e a pauta da reunião não é elaborada no dia, para dar um caráter de decência e ordem. Pode ser redigido, colocado no mural, lido depois de um culto, publicado no Blog, enfim, importante é levar a informação aos interessados!

Correspondência Recebida e Expedida

Existe uma ferramenta importante na Gestão de Documentos que é a Tabela de Temporalidade, que define o período de guarda de registros. Algumas empresas e organizações se baseiam nela para realizar o descarte de registros, pois nem tudo é necessário a guarda permanente. Como na IELB não temos nada semelhante, vamos seguir pela regra geral, a mesma que usamos em nossos arquivos domésticos. Vai do bom senso a guarda de cartas antigas, o que for de valor histórico e mais significativo, nós podemos manter.

Registros Digitais ou Manuscritos?

Existe a maneira tradicional, que é manter o registro manuscrito em livros de atas e presenças. Porém eu sugiro e acho mais interessante criar uma organização eletrônica destes registros, digitar as atas, imprimi-las e depois de terminada a Gestão da Diretoria (geralmente de 2 anos) encaderná-las na forma de livro (como aqueles de trabalhos de TCC, com capa preta). O mesmo pode ser feito com as listas de presenças. Cria-se um formulário eletrônico, imprime-se, coletam-se as assinaturas no dia da Assembleia e depois de terminada a gestão, encaderna-se da mesma forma que o livro de atas. Os registros podem ser organizados em pastas com plásticos até finalizar o período de gestão da diretoria. É mais prático do que a forma tradicional, além do que as atas podem ser salvas em PDF, ficando assim em duas mídias diferentes: digital e impressa.

No caso de reuniões de departamentos podemos utilizar também um roteiro de ata pré determinado, para organizar as informações, com os assuntos e presenças no mesmo formulário (neste caso também serão impressos e encadernados).

O que não fazer...

É triste encontrarmos livros de atas ou presenças com folhas coladas, pois as pessoas argumentam que “esquecemos de trazer o livro no dia e fizemos a ata ou assinamos a lista de presenças em outro papel”. Isto não é recomendado, de forma alguma. Assim como colar relatórios financeiros em livros de atas. Devemos referenciar os valores gerais, ou o período contábil apresentado, e manter os relatórios organizados na tesouraria (tópico para outro momento!). Na ata vai apenas uma referência ao relatório.

Registros necessários para cada grupo

Para Diretorias Distritais (Servas, Leigos, Jovens):

• Atas das Reuniões de Diretoria
• Atas dos Congressos Distritais e outros Eventos
• Listas de Presenças Congressos Distritais e outros Eventos
• Correspondência Recebida e Expedida

Para Diretorias de Congregações e Paróquias:

• Atas das Reuniões de Diretoria
• Ata de Assembleias Ordinárias e Extraordinárias
• Lista de Presenças das Assembleias Ordinárias e Extraordinárias
• Convocação de Assembleias Ordinárias e Extraordinárias
• Correspondência Recebida e Expedida

Para Departamentos:

• Atas das Reuniões
• Correspondência Recebida e Expedida

Modelos para Downloads

Clique nos links listados abaixo para fazer o download dos formulários citados neste artigo. Espero que possam auxiliar na organização de seus trabalhos como secretária(o)! 

 

KIT SECRETARIA TE 

 

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Que Deus vos abençoe e capacite a servirem com alegria em seus corações, dando sempre o seu melhor, pois “O que vocês fizerem façam de todo o coração, como se estivessem fazendo para o Senhor e não para as pessoas” (Cl 3.23).

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