Bate-papo com a Personal Organizer Helena Alkhas

Inicio este bate-papo repostando sua razão de ser, seu porquê:

A profissão de Personal Organizer e o mundo da organização não é ainda tão conhecido quanto nós, profissionais da área imaginamos, e ao qual vivemos ligados e atentos. Por isso, como sou muiiiito curiosa, e quero que este conceito se expanda cada vez mais, pois reconheço seu valor e importância, resolvi trazer essa turma organizada para o blog, para compartilhar com os leitores um pouco do que fazem, dicas pessoais, como chegaram lá, onde estudaram, como se organizam em casa especialmente no home office, e na vida de maneira geral. É jogo rápido, só pra você perceber que tem muita gente legal fazendo A grande diferença no mundo de alguém!

Hoje compartilha conosco seu conhecimento/experiência e belo espaço literalmente A Personal Organizer brasileira/americana Helena Alkhas, que possui sempre dicas muito assertivas para nós profissionais da organização. Venha comigo acompanhar a entrevista! Vejam só como um post em parceria é tudo de bom: só edifica e faz a gente aprender mais um pouquinho! A-do-ro histórias, especialmente essas, relacionadas a Personal Organizer!

Nome:  

Helena Alkhas

Site ou Blog: 

A Personal Organizer Brasil

Formação Acadêmica:

Direito - PUC/RJ

Marketing - IAG-PUC/RJ

MBA - Coppead/RJ

Paralegal Certificate - UCSD, Universidade da Califórnia, San Diego. Especialização em Desorganização Crônica - Institute for Challenging Disorganization

Especialização:

Organização Residencial, Desorganização Crônica

Local onde reside:

San Diego, Califórnia

1. Como você descreve os benefícios da organização na sua vida?

Enquanto solteira a organização e a adoção de rotinas sempre foram ferramentas essenciais para o meu sucesso profissional, porém somente depois do meu casamento, quando eu me mudei para o Japão e depois de ter filhos é que eu passei a ter uma real compreensão da importância de manter uma rotina estruturada e de manter a minha casa livre de excessos e organizada para que eu pudesse ter um espaço e tempo para o meu contínuo desenvolvimento pessoal.

Eu fui mãe e dona de casa em período integral por 9 anos, tendo me mudado 7 vezes em 11 anos devido ao fato do meu marido ser um oncologista na marinha norte-americana. Este período foi repleto de aprendizados de novas habilidades (as domésticas) e de treinamento intenso de habilidades (as de organização) que eu já sabia, mas que agora aplicava dentro do contexto doméstico.

Ter tido essa vivência pessoal foi muito recompensador e eu atribuo à organização o meu “sucesso” familiar, a minha felicidade pessoal e a transição relativamente tranquila de “dona de casa” para empreendedora.

Eu já observei, que nos períodos em que eu deixei de cuidar bem da casa, da nossa alimentação, da rotina da família em geral, foram também os períodos menos produtivos e felizes do meu trabalho como organizadora profissional. É um compasso interno, como se nós tivéssemos que viver o que praticamos para podermos ensinar e compartilhar com nossos clientes e comunidade de forma autêntica. Além disso, quando minha casa e minha rotina estão desorganizadas, eu não consigo pensar claramente, produzir nada. Então, já aprendi que é melhor me manter na linha para conseguir atingir meus objetivos!

2. Desde quando é apaixonada (o) por organização e há quanto tempo é "oficialmente" Personal Organizer? Onde fez o curso de Personal Organizer?

Eu descobri a organização profissional em 2010, ao ajudar uma amiga, mãe de um dos amigos dos meus filhos, com um casamento em crise, muito por conta do acúmulo dela e as despesas geradas por este.

Passamos diversas semanas eliminando muito excesso e reorganizando. Ao chegar em casa naquele primeiro dia com ela, eu fui direto para o Google e busquei informação sobre o assunto. Naquela mesma semana fiz meu primeiro treinamento, me associei à NAPO e ao ICD e passei a trabalhar como subcontratada para outras organizadoras da minha região.

Por serem empresas com uma diversidade de clientes muito grande, eu tive a oportunidade de trabalhar em projetos de todo tipo e tamanho, com times ou em dupla, com organizadoras com muita experiência e isso foi muito valioso para mim, pois eu pude aprender muito, não apenas o que eu gostava, mas também o que eu não gostava de fazer, com que tipo de cliente eu prefiro estar etc. Como no Brasil, aqui nos EUA a atividade de organização não é considerada uma profissão e não há, assim como aí, o requerimento de um curso ou treinamento para iniciarmos. Assim mesmo, eu sou grata por ter tomado a decisão de me associar à NAPO e ao ICD, pois através das aulas semanais eu fui adquirindo uma compreensão sobre o que causa a desorganização, sobre como trabalhar e que cuidados tomar para trabalhar com todo tipo de cliente, entre outras lições importantes.

3. Qual sua principal área de atuação - serviços de organização presencial, consultoria, palestras, workshops, cursos, ou ainda outra?

Meu trabalho é de organização do tempo (rotinas, atividades de cada membro da família) e do espaço (eliminar excessos e criar sistemas). A grande maioria dos meus clientes são mulheres, profissionais, mães de crianças em idade escolar e mulheres aposentadas e acima dos 60 anos. O foco do meu trabalho com o primeiro grupo é trazer a “sanidade” de volta à rotina da família, realocar recursos (tempo e dinheiro), assim como organizar o espaço. Normalmente estas clientes chegam até a mim quando já estão “enlouquecidas” e depois de já terem tentado se organizar, sem sucesso, sozinhas ou com outra organizadora.

Em geral eu trabalho entre 18-28 horas, lado a lado com a cliente em sessões de 3-4 horas, quando a cliente tem a oportunidade de observar sua vida, como utiliza seu tempo e recursos, seu espaço e fazer reflexões enquanto aprende, através do trabalho comigo, habilidades de organização que ela poderá utilizar uma vez nosso trabalho esteja concluído. Geralmente, o meu trabalho para o segundo grupo é de “downsizing” e mudanças.

Adicionalmente, eu ofereço consultoria para empresas no Brasil e nos EUA e desde 2013 eu ofereço consultoria para personal organizers brasileiras que querem orientação e mentoria, um programa de encontros mensais, quando divisamos um plano de trabalho e quando eu tiro todas as dúvidas da profissional. Devido à grande procura eu abri um site para o público brasileiro e estou desenvolvendo parcerias com colegas e empresas brasileiras.

4. Qual tipo de arquivo ou móvel possui em casa para organizar a papelada?

Ah, papeis! São, na maioria das famílias com que trabalho, fonte de muito trabalho e caos!

Felizmente, se tem algo que eu não tenho pena é de jogar papel fora e isso facilita demais a nossa vida. Todos os dias ao pegar a correspondência na caixa do correio, eu caminho diretamente para a lixeira de recicláveis e descarto tudo o que não preciso levar comigo para dentro de casa ou que não precise ser picotado. Eu também não assino revistas ou periódicos para facilitar.

Ao entrar em casa com a correspondência eu coloco tudo na caixa de entrada, no escritório do meu marido e uma vez por semana, com aquela caixa, eu sento por cerca de 40-60 minutos para administrar as contas e arquivar tudo o que tem que ser arquivado.

Eu uso um arquivo de pastas suspensas e uso o sistema Freedom Filer™ que facilita imensamente o uso do sistema para arquivamento e administração do nosso arquivo pessoal e da minha empresa.

Uma vez por ano eu faço a limpeza do arquivo, eliminando de forma segura o que não é mais necessário e iniciando o novo ano com pastas vazias. O sistema Freedom Filer™ facilita demais este processo, pois ele é montado de forma que eu saiba exatamente quais pastas/documentos podem ser descartados anualmente e quais devem permanecer.

5. Como é o seu home office? Pode nos mostrar uma foto do seu cantinho, especialmente da sua mesa de trabalho e cadeira que utiliza?

Por muitos anos eu dividi o escritório com o meu marido, porém temos ritmos, estilos de uso do espaço e de como trabalhamos totalmente diferentes. Ele pode trabalhar até de madrugada, precisa de música, muito ar gelado e nunca se importa se algo está fora do lugar, enquanto eu gosto de acordar muito cedo para trabalhar, gosto de silêncio, sou friorenta e preciso de ter tudo organizado para não ter distrações. Assim, no começo de 2014, quando ele precisou estudar intensamente por um ano preparando-se para uma prova, eu decidi montar meu “escritório” na entrada da nossa suíte, que é muito ampla.

Meu escritório, assim, se constitui de uma mesa, uma cadeira, um abajur, um telefone e um computador. A minha mesa possui duas gavetas de arquivo e quatro gavetas para objetos e a verdade é que eu não preciso de mais do que isso. A nossa impressora é wireless de forma que nas raras vezes em que imprimo algo, simplesmente vou ao escritório dele e busco a impressão. Ter um espaço mais restrito me ajudou a ser ainda mais seletiva e criteriosa com relação aos objetos que eu uso e por este espaço ser visível do meu espaço de dormir, eu faço questão de terminar cada dia com a mesa limpa.

6. Você aplica o GTD no gerenciamento de informações, rotinas e tarefas? Se não aplica, utiliza outro método?

Eu não uso o GTD e não o conheço a fundo para dar qualquer opinião a respeito, mas qualquer método de gerenciamento será ineficiente se o usuário não fizer o que for planejado e por isso eu foco muito mais em compreender em como eu funciono e executo do que no “planejar” per se. Afinal, não basta listar, temos que executar, não é mesmo!?

Pessoalmente, desde que comecei a estudar sobre as causas da desorganização, a aprender como o nosso cérebro funciona e sobre como processamos informações e o espaço a nossa volta, eu passei a compreender mais claramente como o meu cérebro funciona e isso me deu ferramentas para me compreender e desenvolver um processo de gerenciamento do meu tempo e do meu espaço que funciona para mim.

De forma resumida, eu sou uma pessoa que, antes de tomar uma decisão, gosta de ouvir todos os pontos de vista, que gosta de coletar o máximo de informação possível; que leva um tempo para digerir essas informações; que entra em “transe” quando está concentrada e que “esquece” do tempo por conta disso, esquecendo também do que “tem que” ser feito.

Para o mundo eu poderia transparecer como uma pessoa indecisa, distraída e até esquecida, mas na verdade eu estou absolutamente concentrada no que está sendo feito, estou processando as informações, amadurecendo a decisão a ser tomada, para então poder agir.

Sabendo que meu cérebro trabalha assim e que eu preciso dessa estrutura, me permite organizar o meu tempo de forma a obter o máximo de produtividade sem lutar contra a minha natureza.

Para lidar com o “esquecimento do tempo” eu aprendi a usar “gatilhos mentais” que nada mais são do que lembretes. Para mim, que também sou muito cinestésica, o sistema de alarmes do Google agenda no meu telefone (no vibrador) “é meu melhor amigo”, mas para outras pessoas poderia ser um Post-it na tela do computador.

Para uma pessoa como eu, foco é uma palavra chave e estruturar o tempo de forma que me permita me concentrar em um assunto de cada vez é essencial para o meu sucesso e por isso eu trabalho em "batches", agrupando atividades iguais em um período de tempo, me concentrando totalmente em um tipo de tarefa de cada vez.

Naturalmente ter uma empresa significa ter muitos projetos, muitas bolas no ar ao mesmo tempo, mas se nós observarmos, todo projeto requer ações similares: contatos telefônico, e-mails, pesquisa de recursos, criação de conteúdo e imagens, compra de produtos e assim por diante, de forma que mesmo quando gerencio múltiplos projetos eu posso focar em um mesmo tipo de ação de cada vez. Eu uso o Asana (ver abaixo) para a gerência de projetos e comunicação com minha assistente e uso tags para classificar tipos de tarefas, de forma que eu possa visualizar todas as tarefas do mesmo tipo, ver quantas eu tenho e programar meu tempo de acordo.

7. Que tipo de agenda e gerenciador de tarefas utiliza, físico ou eletrônico?

Eu uso tanto um calendário/agenda de papel (o meu, do Fichário da Casa Organizada™!) como um calendário eletrônico.

A necessidade de um calendário de papel nasceu de eventos que não foram salvos no meu telefone e que eu não me dei conta até o dentista das crianças e o meu cabeleireiro me ligaram para confirmar os horários. Eu então me dei conta de que poderia ter perdido um compromisso com um cliente também. Assim hoje eu uso o calendário de papel para registro de todas as atividades com um horário marcado e também uso duas ferramentas online para gerenciar tudo na minha vida, do trabalho com clientes até o estudo ou a limpeza da casa!

O primeiro é o Google agenda. Como sou eu quem cuida das crianças, das rotinas, da casa, dos eventos sociais etc. eu mantenho este calendário sincronizado com o calendário do meu marido, para que ele saiba o que está por vir e se planeje de acordo. Ele também insere informações importantes, como a escala do plantão e grupos de estudo. Já para o gerenciamento do meu trabalho e projetos da empresa eu uso Asana.com, que é uma ferramenta simples, pode ser gratuita se você não quiser fazer o upgrade e que sincroniza com o Google agenda, me dando um panorama geral do que está por vir para cada projeto.

8. Qual seu livro de organização preferido?

Um divisor de águas no meu trabalho com famílias com crianças, o livro 

Simplicity Parenting: Using the Extraordinary Power of Less to Raise Calmer, Happier, and More Secure Kids, por Kim John Payne.
Tradução literal: “Criando filhos com simplicidade: Usando o poder extraordinário do “menos” para criar crianças mais calmas, mais felizes e mais auto-confiantes”.  

e
Organizing for Your Brain Type: Finding Your Own Solution to Managing Time, Paper, and Stuff, por Lanna Nakone.
Tradução literal: “Organizando para o seu tipo de cérebro: Encontrando soluções para gerenciar tempo, papéis e coisas”

9. Qual produto organizador você não saberia viver sem?

Meu calendário e o Google agenda. Eu sempre me surpreendo quando encontro alguém que não utiliza uma agenda.

10. Que dica de organização você considera a mais essencial para sua vida?

Saber o que funciona para mim e respeitar os meus "ciclos" para planejar o meu tempo de acordo para ser produtiva e ter tempo para o que importa na vida, que é ser feliz!

E-mail para contato: 

helena@apersonalorganizerbrasil.com. 

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