Infográfico: Conceitos Básicos de Organização de Arquivos

O que afinal precisamos conhecer sobre conceitos básicos de organização de arquivos, para que possamos realizar uma gestão documental eficiente e funcional em nossos registros e documentos? Este infográfico te dará estas respostas!

DOCUMENTO

Documento é a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade, preservados para servir de prova, testemunho ou pesquisa.

VALORES DOS DOCUMENTOS

Valor Primário

Administrativo: evidenciam atividades.

Fiscal: comprovam operações financeiras.

Jurídico: comprovam direitos.

Valor Secundário

Probatório: comprovação.

Informativo: preservação da história.

ARQUIVO É...

Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. BELLOTTO CAMARGO

O Arquivo deve ser funcional, dinâmico e eficiente e o trabalho a ele relacionado é algo contínuo e ativo. A finalidade do arquivamento é preservar a documentação, tornando-a útil como informação.

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

ARQUIVO CORRENTE

• Primeira idade ou ativo.

• Guarda registros consultados com maior frequência.

• Ficam próximos de onde são produzidos.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

• Segunda idade ou semiativo.

• Guarda registros consultados raramente, mas que ainda não devem ser descartados por seu valor administrativo, fiscal ou jurídico.

• Os registros permanecem aqui por um tempo determinado e depois são descartados.

ARQUIVO PERMANENTE

• Terceira idade ou histórico.

• Guarda registros que não serão excluídos, pois tem valor permanente e histórico, como por exemplo: documentos pessoais, diplomas, certidões e certificados.

 

TABELA DE TEMPORALIDADE

Tabela de Temporalidade é um instrumento essencial para facilitar o entendimento de quais os documentos que devem ser guardados temporariamente no arquivo ou aqueles que são de guarda permanente, bem como dos documentos que podem ser eliminados após a guarda temporária no arquivo corrente, sem haver necessidade de transferência para os arquivos seguintes.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

• Ordem Alfabética

• Ordem Numérica (simples ou cronológica)

• Ordem Temática (por assuntos)

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

• Sistema Direto: a consulta ao conteúdo é diretamente no arquivo.

• Sistema Indireto: a consulta ao conteúdo se dá com o auxílio de um índice.

 

GESTÃO DOCUMENTAL

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a 

sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n° 8.159, 1991, Art.3°).

 

REFERÊNCIAS

 

BELLOTTO, Heloísa Liberalli, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura: 1996.

BRASIL. Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, 9 de janeiro de 1991. 

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