Organizando Arquivos: como organizei meu arquivo intermediário?
Hoje quero mostrar pra vocês como eu organizo na prática o meu arquivo intermediário, que abrange documentos e registros que guardo como referência, para consulta, e alguns deles também por motivos fiscais e jurídicos.
Se considerarmos o significado deste arquivo, ele serve para guardar a documentação que aguarda seu destino final: o descarte ou a guarda permanente. O que ali é armazenado possui valor administrativo (comprovam atividades), fiscal (comprovam operações financeiras) e jurídico (comprovam direitos). É um arquivo que não precisamos consultar com com tanta frequência como o Arquivo Corrente sobre o qual comentei na semana passada.
Como era meu arquivo intermediário antes?
Estas caixas continham números e seu conteúdo era registrado num índice, e guardava minha coleção de partituras e apostilas de cursos. No entanto descartei muitos materiais, transferi meu arquivo musical, e estava com muitas caixas vazias, por isso resolvi utilizar as caixas de arquivo para funcionar como meu Arquivo Intermediário. Antes tinha criado uma estrutura de arquivos home, e deixava os arquivos intermediário e permanente em 2 módulos da estante branca, porém a reestruturação desta fez ficou muito mais clara.
Como eu organizei o meu novo arquivo intermediário?
Assim, 9 caixas eu armazeno conteúdos (revistas, apostilas, livros) relacionados a hobbies, cursos que fiz, e áreas de conhecimento e 3 caixas são de materiais que vem do arquivo corrente, como registros da casa (notas fiscais, manuais e garantias), de saúde (exames, receitas médicas, registros da gravidez), carro (notas fiscais, impostos), entre outros.
- Artesanato
- Secretariado
- Inglês
- Administração
- Design de Interiores
- Organização
- Arquivos
- Educação Musical
- Contatos Estratégicos
- Casa
- Carro/IRRF/Cartão de Crédito/MEI
- Saúde
Na parte interna das caixas de arquivo, contém as mesmas pastas de elástico que já utilizava nos módulos, para separar os conteúdos afins, e as identificações e alguns documentos guardo em pastas L, especialmente das 3 últimas caixas.
O que tem a ver arquivo intermediário com arquivo de referência do GTD?
Este arquivo até a pouco tempo atrás era meio confuso para mim, por isso nunca escrevi sobre ele ainda aqui no blog. Graças ao método GTD acredito que consegui esclarece-lo melhor.
O arquivo intermediário não deixa de ser um arquivo de referência, que também precisa ser revisado anualmente, e seu conteúdo mantido, descartado ou transferido para o Arquivo Permanente ou Histórico (que falarei na semana que vem!). É um arquivo que devido o valor do conteúdo que guarda é um arquivo de consulta, de referência, não constante, diário, mas esporádico. Alguns materiais dele poderão servir de material de suporte a algum projeto que irei desenvolver, por isso ficam ali, guardadinhos. Já precisei recorrer a eles, então, não é invenção minha nem guardar por guardar. Essa parte ("guardar por guardar") consegui jogar fora e liberar espaço (aliás, tem espaço em muitas destas caixas).
Então parei de tentar criar uma nova estrutura de arquivos segundo o GTD e utilizei o sistema que já tinha de arquivos, os materiais que utilizava para armazenar os registros, apenas adaptei, esclareci e integrei as coisas. Assim, mantenho os três arquivos (corrente, intermediário e permanente) e o que não se enquadrar aí fisicamente, é “Arquivo de Trabalho”. Até porque grande parte dele é digital, não físico, só que aí é outra história e outro tipo de organização. Para mim não está mais confuso agora, felizmente!
Confira os posts sobre a Como organizei o meu Arquivo Corrente? e também sobre Conceitos de Organização de Arquivos, para não ficar boiando nestas definições, e se situar melhor sobre o que estou contando aqui no blog e no canal nesta série Organizando Arquivos.
Assista o vídeo, e depois me conte se tem alguma dúvida!
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