Como organizar a papelada com um follow-up?
O que é Follow-up?
O Follow-up é uma espécie de "arquivo corrente", onde guardamos contas a pagar e papéis que temos de ter rapidamente em mãos determinado mês. Ex: registro para consulta médica, caderneta de vacinação, lembrete de tarefas a realizar.
No entanto, apesar de chamá-lo como arquivo, prefiro vê-lo como um arquivo de trabalho, com o qual lidamos com maior frequência, esclarecendo, executando e transferindo seu conteúdo para o arquivo corrente, onde os documentos ficarão pelo tempo que defini.
No método GTD se usa a expressão Tickler, tem uma configuração parecida. Dá pra fazer 31 pastas, uma para cada dia do mês, e mais 12 meses, totalizando 43 pastas. Assim, a medida que os meses vão passando, o conteúdo das pastas do dia é liberado e ela vai "caminhando" para o mês seguinte.
Como organizei meu Follow-up?
Sempre achei besteira isso aí, até começar a utilizar, há quase 2 anos. Dividia essa responsabilidade de pagamentos de contas com meu marido, e ficava tudo no escritório dele, e eu literalmente "não me encontrava naquela bagunça".
Em 2015, quando comecei a implementar o método GTD resolvi experimentar esse esquema de Follow-up e funcionou muito bem. Os lembrete estão lá, os papéis centralizados, e não tem como se perder ou esquecer!
O Follow-up fica no meu home office, e claro, sou eu quem acompanho, geralmente de uma a duas vezes por mês. Confesso que esquecer as coisas é tão fácil, porém ter tudo no controle é bem melhor.
Não achei necessário criar uma estrutura de 43 pastas, para as demandas que temos em casa, por isso comecei utilizando uma pasta sanfonada com 12 divisórias, uma para cada mês do ano. Na mesma época comecei a me apaixonar pelo Evernote, e lá também criei uma estrutura semelhante com etiquetas, mais para lembretes e coisas do tipo.
Recentemente fiz uma transformação nos meus arquivos pessoais, repaginando tudo, e sobrou meu Arquivo de Pastas Suspensas, que ficou perfeito para ser usado como Follow-up. Pensa numa organização prática: identifiquei este arquivo assim que comprei, desta forma, e continua atendendo! O danado já apareceu diversas de vezes aqui no blog. Apenas tive de criar as pastas "este ano" e "próximo ano", para facilitar e deixar ele coerente e compreensível.
Depois que os registros foram processados os comprovantes são arquivados no arquivo corrente home, e ficam ali o tempo de guarda necessário.
Exemplos de Follow-up
EVERNOTE
PASTA SANFONADA
ARQUIVO DE PASTAS SUSPENSAS
E você, como gerencia as contas a pagar e os lembretes para não esquecer de nada importante?
❤
A última imagem, foi exatamente assim que conheci esse método eficaz em uma empresa que trabalhei na época (em 1997).
ResponderExcluirMe apaixonei pelo método e hj em dia utilizo algo mais parecido com a img da pasta sanfonada em relação à resolução de tarefas e documentos pessoais no meu dia a dia.